der „Jugendweihe Westthüringen e.V.“
§ 1 Grundsätze
Die Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke und nach den Richtlinien der Gemeinnützigkeit verwendet werden. Die Mitglieder erhalten in ihrer Eigenschaft als Mitglieder hieraus keine Zuwendungen.
Außerdem gilt für alle Geschäfte das Kostendeckungsprinzip. Im Rahmen des Solidaritätsprinzips müssen die Mitglieder und der Vorstand die Aufrechterhaltung des Vereinsbetriebs ermöglichen.
Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.
§ 2 Haushaltsplan
Zu Beginn eines jeden Haushaltsjahres sind die zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben in einem Haushaltsplan zu veranschlagen und dem Haushaltsabschluss des vergangenen Jahres gegenüberzustellen. Der Haushaltsplan ist nach sachlichen Gesichtspunkten und klar zu gliedern.
Die Haushaltsansätze, alle Kalkulationen und notwendige Schätzungen sollen vorsichtig vorgenommen werden. Größere oder außergewöhnliche Posten sind schriftlich zu erläutern.
Der Haushaltsplan wird vom Schatzmeister im Einvernehmen mit dem Vorstandsvorsitzenden nach Beratung und Genehmigung durch den Vorstand der Mitgliederversammlung zur Beratung und Verabschiedung vorgelegt.
§ 3 Haushaltsabschluss
Zum Ende eines jeden Rechnungsjahres (gleich Kalenderjahr) sind die Bücher abzuschließen. Ein entsprechender Haushaltsabschluss ist zu erstellen. Die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben sind den Ansätzen im Haushaltsplan gegenüberzustellen. Vermögen und Verbindlichkeiten sind zu ermitteln und zu dokumentieren.
Der Haushaltsabschluss wird vom Schatzmeister im Einvernehmen mit dem Vorsitzenden nach Beratung und Genehmigung durch den Vorstand der Mitgliederversammlung zur Genehmigung vorgelegt.
§ 4 Rechnungsführung
Für die Rechnungsführung ist der Vorstand verantwortlich. Die Kassen- und Kontenführung wird durch Vorstandsbeschluss geregelt. Die Führung von Kassen und Konten des Vereines außerhalb der eigenen Rechnungsführung ist untersagt. Konten bei Dritten müssen auf den Namen des Vereins lauten.
Der Vorsitzende kann einzelnen Amtsinhabern besondere Aufgabenbereiche und Handlungskompetenzen bzw. zusammen mit seinem Stellvertreter Kontovollmachten übertragen.
§ 5 Buchführung
Die Buchführung des Vereins muss nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB/Keine Buchung ohne Beleg) erfolgen.
Für die sachliche und rechnerische Richtigkeit von Belegen und daraus resultierenden Buchungen zeichnet der jeweilige Amtsinhaber im Rahmen der ihm übertragenen Aufgabenbereiche, Vollmachten und Kompetenzen verantwortlich.
Der Vorstand hat sich regelmäßig und in geeigneter Weise von der Ordnungsmäßheit der Buchführung zu überzeugen. Dies geschieht in der Regel durch einen Bericht zur jeweils nächsten Vorstandssitzung durch den/die Schatzmeister/in. Einzelnen Vorstandsmitgliedern sind jederzeitige Kontrollen und Einsichtnahme in alle Beleg- und Buchungsunterlagen zu ermöglichen.
§ 6 Inventar
Zur Erfassung des Inventars ist von der Geschäftsstelle ein Inventarverzeichnis anzulegen.
Es sind alle Gegenstände aufzunehmen, die nicht zum Verbrauch bestimmt sind.
Die Inventarliste muss enthalten:
Bezeichnung des Gegenstands mit kurzer Beschreibung oder Inventarnummer,
- Anschaffungsdatum,
- Bezeichnung des Gegenstandswerts,
- Anschaffung und Zeitwert,
- Aufbewahrungsort.
Gegenstände, die ausgesondert werden, sind mit einer kurzen Begründung anzuzeigen.
Alle zwei Jahre ist jeweils bis zum 01.01. vom Vorstand hinsichtlich des Vereins und der Geschäftsstellen eine Inventurliste vorzulegen.
Sämtliche in den Abteilungen vorhandenen Werte (Barvermögen, Inventar usw.) sind alleiniges Vermögen des Vereins. Dabei ist es gleichgültig, ob sie erworben wurden oder durch Schenkung zufielen.
Unbrauchbares bzw. überzähliges Gerät und Inventar sind möglichst gewinnbringend zu veräußern. Der Erlös muss je nach Zuordnung des Gerätes bzw. Inventars gemäß Inventarliste der Kasse des Vereins unter Vorlage eines Belegs zugeführt werden. Über verschenkte Gegenstände ist ein Beleg vorzulegen.
§ 6 Verwendung der Mittel
Alle Personen, die über Mittel des Vereins verfügen, sind gehalten, sparsam zu sein. Mitgliedern, die gegen diesen Grundsatz verstoßen, kann die Erstattung ihrer Auslagen verweigert werden. Sie können außerdem für den durch ihr Verhalten verursachten Schaden persönlich haftbar gemacht werden.
Die Mittel des Vereins dürfen nur für satzungsgemäße Zwecke verwendet werden.
Der Vorstand und die mit Kompetenzen und Vollmachten ausgestatteten Amtsträger sind bei allen Ausgaben an den genehmigten Haushaltsplan gebunden.
Sofern Verpflichtungen vorgenommen werden sollen, die den Verein über das Haushaltsjahr hinaus binden, ist die Zustimmung des Vorstands erforderlich. Der Geschäftsabschluss ist zuvor im Vorstand zu beraten.
In begründeten Fällen kann der Vorstand notwendige, aber nicht im Haushaltsplan vorgesehene Ausgaben genehmigen, sofern eine Deckung vorhanden ist.
Zulässig ist auch eine gleichzeitige Kürzung oder Streichung anderer vorgesehener Ausgaben. Der nächsten Mitgliederversammlung ist über die Abweichung vom Haushaltsplan zu berichten.
§ 8 Eingehen von Verbindlichkeiten
Das Eingehen von Rechtsverbindlichkeiten im Rahmen des Haushaltsplans ist im Einzelfall vorbehalten:
- dem Vorsitzenden oder seinem Stellvertreter bis zu einer Summe von 1.000 Euro.
- dem Vorstand bis zu einem Betrag von 10.000 Euro.
- die Mitarbeiter sind berechtigt, bis zu einem Betrag von 50,00 Euro Verbindlichkeiten für den Büro- und Verwaltungsbedarf einzugehen. Generell gilt es Büro- und Verwaltungsbedarf über die Hauptgeschäftsstelle zu beziehen.
- der Mitgliederversammlung bei einem Betrag von mehr als 10.000 Euro.
Mitarbeiter und Vereinsmitglieder dürfen keine Dauerschuldverhältnisse und keine rechtsgeschäftlichen Verbindlichkeiten eingehen. Diese Verbindlichkeiten dürfen nur vom Vorsitzenden zusammen mit seinem Stellvertreter eingegangen werden.
Mitarbeiter und andere Vereinsmitglieder, die hiergegen verstoßen, können auf Beschluss der Mitgliederversammlung in Regress genommen werden.
§ 9 Zuschüsse
Zuschüsse der Kommune und anderer öffentlicher wie privater Stellen fließen dem Vereinsvermögen zu, es sei denn, die den Zuschuss gewährende Stelle hat eine andere Bestimmung getroffen. In diesem Fall müssen die Mittel dem Zweck an dem Sie gebunden sind zugeführt werden.
Über die Aufteilung im Haushaltsplan beschließt der Vorstand.
Jugendzuschüsse sind für die Jugendarbeit zu verwenden.
§ 10 Fahrten- /Reisekostenbestimmungen
Alle anfallenden Kosten einer Reise oder Fahrt müssen durch den Vorstand genehmigt werden, eine Ausnahme entsteht bei entsprechender Bevollmachtung einer Person durch den Vorstand. Reisen und Fahrten werden nur zurückerstattet wenn sie im Vereinssinne und ehrenamtlich erfolgen.
Der Verein zahlt bei Fahrten, welche im Sinne der ehrenamtlichen Arbeit durchgeführt werden, eine Kilometerpauschale. Diese Beträgt 0,25 € pro gefahrenen Kilometer und wird nur an ehrenamtliche Mitarbeiter und Vereinsmitglieder ausgezahlt. Hauptamtliche Mitarbeiter haben darauf keinen Anspruch. Ausnahme dafür sind nur Fahrten welche im Zusammenhang mit Veranstaltungen, welche im ehrenamtlichen Sinne veranlagt sind, zu denen Jugendliche oder Vereinsmitglieder durch einen Hauptamtlichen Mitarbeiter transportiert werden.
Reisekosten werden vom Verein zurückerstattet. Dazu zählen eventuelle Übernachtungskosten inklusive Frühstück, sowie Anfahrtskosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, ausgenommen Taxidienste und Limousinen Service. Dabei liegt die Pflicht bei den Reisenden sich vor Reiseantritt eine Angebotsübersicht über die günstigsten Reise- und Übernachtungsangebote zu verschaffen. Im ermessen der Reisenden liegt es jedoch die günstigsten Angebote nicht zu wählen, sollte die Übernachtungsmöglichkeit verschiedene Optionen nicht aufweisen die eine unnötige Reiseverlängerung verursachen könnten. Dazu zählen das die gegebene Übernachtungsmöglichkeit keine Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel hat oder die Anfahrt an diesen Ort mit öffentlichen Verkehrsmitteln mehr Budget erfordert als ein teureres im Einzugsgebiet des ursprünglichen Reiseziels. Sollten die Übernachtungskosten eine größere Differenz als 20% zu jeweils günstigsten Angebotes aufweisen ist die Buchung vorher nochmals beim Vorstand nachzufragen.
§ 11 Abrechnungsvorschriften
Verauslagte erstattungsfähige Kosten werden nur anhand von Kostenaufstellungen erstattet, die spätestens innerhalb von 2 Monaten vorgelegt werden müssen.
Dies gilt auch für die Abrechnung von Kostenpauschalen ohne Einzelnachweis.
Fahrtkosten, Spesen und Übernachtungskosten werden nur im Rahmen der vom Vorstand festgelegten Reisekostenbestimmungen gezahlt.
§ 12 Kassenprüfung
Die Buchführung eines jeden Haushaltsjahres ist durch zwei von der Mitgliederversammlung gewählte Kassenprüfer zu prüfen. Die Prüfung muss bis zur jährliche Jahresabschlussversammlung des Rechnungsjahres vorgenommen werden. Über jede Prüfung ist ein Protokoll durch die gewählten Kassenprüfer zu erstellen. Ein zusammengefasster Prüfungsbericht mit allgemeinen Angaben über die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung und die finanzielle Situation des Vereins ist von den Kassenprüfern der Mitgliederversammlung schriftlich vorzulegen.
Auf Antrag der Kassenprüfer beschließt die Mitgliederversammlung die Entlastung des Vorstandes.
§ 6 Mitgliederbeiträge
§ 14 Schlussbestimmungen
Der Vorstand kann Änderungen dieser Finanzordnung beschließen. Änderungen sind der Mitgliederversammlung zur Kenntnis zu geben.
Die Finanzordnung wurde durch den Vorstand zum 05.01.2012 beschlossen und tritt damit in Kraft.
Eisenach, den 05. Januar 2012
